En undersøkelse utført av Simula-senteret viser at hele 40% av utgiftene til IT-prosjekter er overskridelser. Det brukes hvert år rundt 60 milliarder kroner på IT-utvikling i privat og offentlig sektor. Hele 26,6 milliarder av dette er overskridelser i henhold til oppsatt budsjett. En svindlende sum.

Så kan man spørre seg hva årsakene er. Er budsjettet satt for stramt? Er forventningene urealistiske? Endres forventningene underveis? Eller beror det på dårlig prosjektledelse? Alle disse årsakene forekommer. I denne artikkelen vil vi belyse prosjektlederens rolle i dette.

God prosjektledelse er et fag. Det krever sin kvinne (eller mann).

Prosjektlederfaget har vunnet i anerkjennelse de siste årene.

Før var en prosjektleder ofte en prosjektadministrator som kunne telle timer, eller en seniorutvikler som skulle lede et utviklingsprosjekt, eller en personalsjef som skulle lede et prosjekt for organisasjonsutvikling. I dag er det mer vanlig at man henter inn en (ofte ekstern) prosjektleder.

En ekstern prosjektleder er ingen garanti for et vellykket prosjekt. Men prosjektledelse krever fagkunnskaper innenfor prosjektledelse, akkurat som du bruker en dyktig elektromontør til å sette opp de nye downlights i taket på badet.

Hvor mye fag må en prosjektleder kunne? Fagfunksjonen kan fylles av fagpersoner i prosjektet. En prosjektleder må kunne nok for å styre fagpersonene og må kunne nok for å kommunisere med fagpersonene, få frem fallgruver, se avhengigheter og oppdage endringer som kan true prosjektrammen. Mer fagkunnskap kan være bra men er ikke en nødvendighet.

Vi har selv lang erfaring fra prosjektledelse og har ledet mange hundre forskjellige prosjekter opp gjennom årene. Alt fra programvareutvikling, bytte økonomisystem, anskaffe løsninger, kvalitetssikring, selskapsoppkjøp med meget mer. Selvfølgelig er man veldig stolte når et mangemillionprosjekt kan leverer under budsjett og på tid.  

Hvis du møter en prosjektleder som sier at han 100% av tiden leverer innenfor budsjett og tid, da bør du rulle frem løgndetektoren. Det er målet, men virkeligheten er ikke slik. Ikke ennå.

Prosjekter som har vært vellykket har ofte noen fellestrekk:

1. Tydelig målsetning som er forankret hos viktige interessenter.
2. Målene er tydelige og avgrenset.
3. Det er fokus på leveranser i prosjektet.
4. Prosjektorganisasjon og roller er tydelig definert.
5. Endringer i forventninger håndteres. Ofte øker appetitten mens man spiser; da må man velge mellom å øke prosjektet eller å parkere forventningen. En dyktig prosjektleder fanger opp dette.
6. Et prosjekt inneholder mange avhengigheter mellom ulike deler og aktiviteter. En dyktig prosjektleder avdekker slike avhengigheter og manøvrerer prosjektet slik at det ikke oppstår flaskehalser.
7. Det finnes gode fora for kommunikasjon mellom prosjektdeltakerne.